Come migliorare la gestione del tempo ed essere più produttivi nella vita

Oggi il tempo sembra non bastare mai. Le nostre giornate sono piene di impegni, scadenze e di liste di cose da fare e trovare un equilibro sembra sempre più difficile. Per questo migliorare la gestione del tempo è importante. Non è solo una questione di efficienza, ma di qualità della vita.

Cosa significa davvero gestire il proprio tempo? Perché, nonostante app, calendari e agende ben strutturate, spesso ci sentiamo sopraffatti?

Gestire il tempo non vuol dire semplicemente organizzarsi meglio: significa imparare a essere davvero produttivi.

Non basta, infatti, riempire le nostre giornate di attività. Dobbiamo imparare a scegliere con consapevolezza, fare spazio a ciò che conta e usare bene le nostre energie.

Spesso dimentichiamo che fare tanto non è sinonimo di fare bene. La vera produttività nasce dalla capacità di gestire il tempo in modo intenzionale, in linea con ciò che è davvero importante per noi.

Cos’è la produttività e cosa c’entra con la gestione del tempo

Secondo la definizione classica, la produttività è “un modo per misurare l’efficienza”.

In un contesto economico, la produttività serve a misurare quanta produzione si ottiene da un determinato input. Pensiamo all’agricoltura: un albero che produce dieci mele non è molto produttivo. Uno che ne produce 800, invece, ha un rendimento migliore per la tua piantagione.

Ma cosa significa produttività nella vita quotidiana?

È facile produrre teorie ed esempi basati su unità o numeri, ma la tua vita non è una catena di distribuzione.

Essere produttivi non vuol dire solo fare di più, ma fare meglio. Significa riconoscere che ciò che ti rende produttivo non è un’agenda o una lista di cose da fare, ma la capacità di ascoltarti, di capire cosa ti fa rendere di più e di organizzarti di conseguenza. La produttività, infatti, è un’arte che nasce nel profondo. 

Se la produttività fosse una scienza, basterebbe seguire una formula universale, ma la realtà è diversa.

Una mia cliente, ad esempio, è super produttiva la sera mentre ascolta musica classica. Un altro mio cliente, invece, dà il meglio di sé al mattino presto, dopo la corsa quotidiana.

Ecco perché produttività e gestione del tempo sono strettamente collegate: non si tratta di fare di più, ma di scegliere quando fare cosa, in base a ciò che davvero funziona per te.

Cosa significa davvero essere produttivi?

Charles Duhigg, nel suo libro Smarter Faster Better, definisce l’essere produttivi così: “saper fare certe scelte, in certi modi, che ci fanno passare dall’essere semplicemente occupati, a veramente produttivi”.

Ci sono persone, come una mia cara amica, che hanno la giornata piena di cose da fare, ma ottengono ben pochi risultati perché non hanno un metodo.

I miei colleghi americani dicono: “corrono in giro come galline senza testa”.

Personalmente, sono molto grata a Tony Robbins, che mi ha insegnato il suo approccio alla gestione del tempo e alla produttività, che si concentra sui modi in cui le persone possono sistematizzare e gestire meglio la propria vita, così da smettere di procrastinare e avere più tempo per fare ciò che desiderano.

Essere davvero produttivi significa dunque non solo fare di più, ma fare meglio, organizzando la propria vita in modo intelligente e rispettoso delle proprie risorse. 

Perché una buona gestione del tempo riduce lo stress?

Sebbene le ragioni per cui desideriamo essere più produttivi siano personali, la produttività si basa sempre sulla capacità di ottenere i risultati desiderati con meno tempo e meno fatica.

Quando cerchiamo di capire come aumentare la nostra produttività, in realtà stiamo cercando un modo per raggiungere i nostri obiettivi e guadagnare tempo da dedicare a ciò che conta davvero. Ecco perché gestione del tempo e produttività sono strettamente collegate.

La produttività non è solo un modo per fare di più al lavoro o per far crescere più mele.

Quando ti chiedi: “Che cos’è la produttività per me? Perché voglio essere più produttivo?”, la risposta più immediata è spesso questa: per avere più tempo libero e fare le cose che ti piacciono.

Se riesci a raggiungere prima i tuoi obiettivi, avrai anche lo spazio per fissarne e realizzarne di nuovi, che si tratti di rilassarti leggendo un libro o di imparare una nuova abilità.

In più, quando porti a termine più obiettivi al giorno, molti dei fattori che generano stress nella tua vita vengono meno.

Invece di rincorrere il tempo cercando di fare tutto, riuscirai a svolgere le attività nel momento più opportuno.

Nel business, questo si traduce in maggiore efficienza con meno sforzo: meno tempo, meno risorse.

Quando la produttività dei tuoi collaboratori cresce, inoltre, si riducono i costi, aumenta l’efficienza e migliorano anche flusso di cassa e le entrate.

Essere occupati non significa essere produttivi

Quando si pensa a una persona produttiva, ci si immagina una persona che è sempre occupata, che si destreggia tra mille attività ed incarichi e rincorre le scadenze con l’agenda sempre piena, intrappolata in un accumulo di doveri che cresce di giorno in giorno.

 Spesso associamo le due cose, ma essere occupati non significa essere produttivi.

Quando si comprende davvero il significato della produttività, non si rincorrono più le scadenze e non si accumulano ritardi rispetto a tutto ciò che si deve fare in un giorno, una settimana, un mese o un anno. Al contrario, si riesce ad anticipare la tabella di marcia.

Non ci si sente sopraffatti dall’ansia per l’infinita lista di cose da fare. Ci si sente appassionati ed entusiasti.

Come migliorare la gestione del tempo ed essere produttivi nella vita

Tutti noi abbiamo 24 ore al giorno. La vera produttività consiste nel saperle sfruttare al meglio, gestendo il tempo a disposizione e creando abitudini durature, che ci facciano sentire realizzati ed appagati, senza inseguire liste infinite di compiti.

Come ho detto prima, puoi correre a vuoto come una gallina senza testa e, quindi, essere sempre impegnato, ma non davvero produttivo. Oppure puoi essere molto produttivo senza essere sopraffatto dagli impegni.

Pensala così: andare fare la spesa al supermercato con una lista disorganizzata ti fa andare avanti e indietro, sprecando tempo ed energie. Se invece organizzi la lista per reparti, sarai più efficace e riuscirai a fare la spesa più velocemente.

Ecco come lavorare in modo più intelligente.

Scopri cosa ti rende più produttivo e in quali momenti della giornata rendi di più

Che cos’è per te la produttività? Quale significato le attribuisci? Perché vuoi aumentare la tua produttività?

Collega la produttività alla tua passione e al tuo scopo nella vita: questo è il modo migliore per ispirarti ad agire.

Perché hai fissato questi obiettivi?

Se vuoi davvero aumentare la tua produttività, rifletti su cosa ti spinge a farlo. Certo, probabilmente vuoi guadagnare di più nel tuo lavoro o poter fare più vacanze, ma il motivo profondo è ciò che conta davvero.

Qual è il desiderio o lo scopo che guida le tue azioni? Vuoi essere la migliore versione di te stesso? Prenderti cura della tua famiglia, degli amici o dell’ambiente?

Tenere sempre a mente il tuo scopo ti aiuterà a restare motivato, anche nei momenti più faticosi.

Trova il tuo modello di riferimento di produttività e osserva come gestiscono il tempo gli altri

Tutti vorremmo avere più successo con meno sforzo. Ma come si misura la produttività e, soprattutto, come si può aumentare?

Il primo passo è individuare alcuni modelli di cosa significa e di cosa non significa produttività per te.

Come dice Tony Robbins, “il successo lascia indizi e anche il fallimento ne lascia”.

Se vuoi aumentare la produttività sul lavoro, prendi a modello un collega riconosciuto per la sua grande produttività. Cerca qualcuno che abbia una visione chiara della propria giornata, che sappia porre limiti al tempo e portare a termine i progetti in anticipo. Chiedigli come ha costruito la sua particolare strategia e se utilizza qualche risorsa particolare. Puoi iniziare a costruire il tuo metodo prendendo spunto dal suo.

Trovare persone che incarnano il tipo di produttività a cui aspiri ti aiuta a visualizzare più chiaramente come arrivare ed essa.

Trasforma la produttività in un’abitudine

Sarebbe bello poter dire: “Sto facendo un cambiamento, sto imparando qualcosa di nuovo” e vedere tutto accadere in automatico, senza fatica. Ma imparare a essere produttivi nella vita, come qualsiasi altra cosa, richiede impegno.

Sono necessari tempo e azione per formare una nuova abitudine, sia che si tratti di creare un metodo per guidare al meglio la tua giornata, sia che si tratti di costruire l’abitudine settimanale di allenarsi in palestra.

Quando qualcosa diventa un’abitudine, entra nella tua routine con naturalezza e, ben presto, ti rendi conto che è diventata un’azione automatica.

 Trasformando la produttività in un’abitudine, potrai ottenere molto di più nella vita personale e professionale.

Procurati gli strumenti giusti

Il successo è fatto per l’80% di mindset e per il 20% di strategia, ma avere gli strumenti giusti nella nostra cassetta degli attrezzi è comunque fondamentale.

Ci sono molte risorse in circolazione, come app, agende o coach esperti e qualificati, che possono supportarti nel raggiungimento dei tuoi obiettivi.

Trova il modo migliore per te per pensare e gestire la tua giornata e la tua vita.

Abbandona l’elenco infinito di cose da fare e crea una visione avvincente per il tuo futuro, così da realizzare i tuoi sogni.

C’è una grande differenza tra movimento e realizzazione. Gli elenchi di cose da fare, infatti, ti fanno sentire impegnato e realizzato nel completare i compiti, ma non ti assicurano di avvicinarti ai tuoi obiettivi finali.

Lavorando per diventare più produttivo, ridurrai gli sprechi di tempo e tornerai a concentrarti su ciò che ti sta davvero a cuore.

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Conclusione

Molte persone rincorrono la produttività cercando di fare sempre di più, ma il vero cambiamento arriva quando impari a gestire meglio il tuo tempo. Decidere quando, come e perché fare le cose, infatti, fa la differenza tra una giornata semplicemente piena e una davvero produttiva.

Il tempo è una risorsa preziosa, e una volta sprecato, non torna indietro.

Oggi le nostre vite sono sempre più complesse, ricche di stimoli e richieste continue. Gli smartphone, nati per facilitarci, spesso finiscono per essere causa di distrazione. Ogni strumento, ogni risorsa può essere sfruttata o sprecata, ma questo dipende da noi.

Come dice Tony Robbins:
“Non puoi avere un piano per la tua giornata finché non hai un piano per la tua vita.”

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